El primer paso para implementar un ERP

¿Alguna vez has entrado a una sauna? Cuando hay mucho vapor, en ocasiones, a primera vista es difícil saber dónde están situadas las cosas. Aunque todas las cosas estén ubicadas en su sitio, y funcionan correctamente, si tu no puedes ver donde hay un lugar para sentarte, no lograrás sentarte en el sitio correcto.

Esta ilustración (aunque sencilla y ridícula) ejemplifica un error que tenemos en nuestras PyME´s al realizar la contabilidad solamente para efectos fiscales; es decir, la contabilidad fiscal. ¡No ver la realidad de la empresa! Si bien, es verdad que la contabilidad fiscal es parte del cumplimiento de las obligaciones de una empresa, también es verdad que, si solamente consideramos la contabilidad para efectos fiscales, no tendremos una representación clara de la situación de nuestra empresa.

Siguiendo con la ilustración, el contador sí logrará distinguir dónde están las cosas en la sauna, ¡porque él las ha puesto ahí! Pero para alguien ajeno a la tarea de contabilizar –por ejemplo, financieros, gerentes generales, etc.– no será tan fácil analizar la información.

Y ¿Qué tiene que ver esto con la implementación de un ERP? Aunque no lo creas, ¡tiene mucha importancia! Veamos el porqué, pero primero definamos dos tipos de contabilidad que deben existir en tu empresa.

Contabilidad fiscal

La contabilidad fiscal es la rama de la contabilidad que controla y vigila las obligaciones tributarias que tiene como propósito que la empresa registre y pague los impuestos a la Hacienda Tributaria.

Ventajas

• Cumplimiento legal
• Previsión de pagos de impuestos
• Generación de estrategias fiscales

Desventajas (en el supuesto que solamente se considera la contabilidad fiscal)

• No proporciona información sobre la rentabilidad real de la empresa

• Aislar los análisis financieros como costos y márgenes económicos.

  Esta rama de la contabilidad es la que mayormente las PyME´s de México tienen. Y, aunque es importante la contabilidad fiscal, como se ha descrito, si solamente nos centramos en ella, no visualizaremos la rentabilidad real de la empresa.

Contabilidad financiera

Esta rama de la contabilidad se encarga de organizar y presentar la información de la empresa. Esto permite la evaluación de los estados financieros y así tener una visualización real de la empresa. Incluye costos, ratios financieras, flujo de efectivo, márgenes económicos, etc. Cabe decir que la contabilidad financiera no está desconectada de la fiscal, van de la mano, una ayuda a la otra. Sin embargo, por la complejidad de los análisis financieros, los dueños de pequeñas empresas no le dan la relevancia.

El punto importante

Hace tiempo le pregunté a un contador por qué el Estado de Resultados ilustraba todos los gastos en un solo concepto “gastos generales”; es decir, no había distinción de cuáles eran los gastos de personal, gastos administrativos, etc. La respuesta del contador fue sorprendente: “todos los gastos tienen el mismo tratamiento fiscal”. Y claro, Hacienda considera que el gasto de personal y los gastos administrativos son deducibles, pero para efectos de análisis financieros no son lo mismo. ¡Para saber cuál es el margen bruto, operativo y neto es necesario distinguir los tipos de gastos! Y esto es solo un ejemplo. De aquí la importancia de la contabilidad financiera para implementar un ERP. Si no se clasifica la contabilidad de forma precisa, el sistema ERP no brindará información de valor y real de la empresa.

De manera que es bueno ¡y necesario! que implementes un sistema ERP que te brinde predicciones y análisis. Pero si tu contabilidad es meramente fiscal, no servirá de mucho implementar nuevos sistemas. ¡Los análisis no serán precisos!

Ya sabes cuál es el primer paso para implementar un nuevo ERP: ¡Realizar una contabilidad que cumpla los efectos fiscales y financieros!